我院將對紙質(zhì)病案外包倉儲項目進行招標采購，相關要求如下。請符合報名資格的供應商向采購中心報名（報名材料可郵寄）。

一、項目基本情況：

1、項目名稱：紙質(zhì)病案外包倉儲服務項目

2、項目內(nèi)容：溫州市中西醫(yī)結合醫(yī)院目前已全面實現(xiàn)了電子化病例管理，因醫(yī)院場地有限，也為了更好的對紙質(zhì)病例檔案進行專業(yè)管理，現(xiàn)將預估總量 5076 箱的紙質(zhì)病案進行倉儲外包招標。采購內(nèi)容包括檔案的清點、整理、登記、裝箱、搬運、上架、存儲，以及檔案調(diào)閱、查閱、遠程調(diào)閱、相應實體檔案的送取等。

標準檔案箱規(guī)格：42cm*32cm*30。

3、預算金額：人民幣貳拾萬元整（￥200000.00）

4、采購方式：院內(nèi)詢價

5、服務期：合同簽訂后，合作期滿1年或總費用達預算金額，任一條件達到即視為合作期結束。合作期內(nèi)如遇政策性原因，導致合同無法履行，則合同自行終止。

二、服務要求

1、采購項目具體內(nèi)容

（1）病案、檔案移交目錄填制、實物的清點核對、實物與箱號條碼的對接、實物的裝箱和運輸、保管以及調(diào)檔查詢、送達服務。若實物已發(fā)生霉變，裝箱前要采取相應的除菌處理。

（2）經(jīng)初步統(tǒng)計，本項目服務數(shù)量暫定如下：

預估本次院內(nèi)移交紙質(zhì)病案量為 3000 箱（其中已裝箱2710箱），為便于管理，將之前存于杭州銀雁科技服務有限公司的2076 箱紙質(zhì)病案整合一起外包存儲，預估總量 5076 箱。

2、項目組織要求

建立適應本項目工作內(nèi)容所需要的組織機構和人員配備，確保醫(yī)院病案、檔案交接、裝箱和運輸，以及實物寄存保管和提供利用工作順利開展并按期完成。

3、服務方式要求

由投標人指派人員、自帶檔案整理加工所需的材料、軟件、設備、工具到采購人指定的工作場所進行上述實物的移交目錄填制、實物的清點核對、實物與箱號條碼的對接、實物的裝箱和運輸、保管以及檔案調(diào)取查看、送達等的服務。

4、技術要求

（1）總體要求

嚴格管理，明確責任，嚴格執(zhí)行安全保密管理制度，確保檔案、病案的安全；嚴格落實質(zhì)量管理措施，各關鍵工作環(huán)節(jié)須安排有工作經(jīng)驗的檔案專業(yè)人員進行實時監(jiān)督和質(zhì)量管控，確保各環(huán)節(jié)工作符合規(guī)范和質(zhì)量要求，建立完整、規(guī)范的工作記錄。

（2）實物整理加工具體要求

病案、檔案移交目錄填制、實物與箱號條碼的對接、實物的裝箱和運輸及實物除菌處理方法要符合國家及省級檔案管理相關標準、規(guī)范。移交目錄符合浙江省檔案局現(xiàn)行移交目錄格式。 裝箱與運輸過程符合國家《檔案法》有關保密與安全要求。實物除菌處理符合國家檔案行業(yè)標準（DA/T35-2007）《檔案蟲霉防治一般規(guī)則》要求。

（3）寄存的保管與利用具體要求

寄存實物的保管與利用符合衛(wèi)生部、國家檔案局《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》和衛(wèi)計委等《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》及國家《檔案法》要求。

5、安全保密要求

（1）投標人須制定嚴密的安全保密措施，嚴格遵守保密相關規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，確保檔案實物和信息數(shù)據(jù)的安全和保密。

（2）招標人提供的全部文件資料，均屬保密內(nèi)容。 

（3）病案、檔案移交目錄填制、實物與箱號條碼的對接、實物的裝箱和運輸及實物除菌處理工作必須在指定的場所內(nèi)進行，并確保場所的正常秩序和安全。

（4）投標人不得出現(xiàn)丟失、損壞、損毀病案、檔案、或病案、檔案材料內(nèi)容；泄露病案、檔案內(nèi)容信息（包括病案、檔案實物內(nèi)容信息）；私自圈劃、涂改、復制、抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀病案、檔案材料等嚴重違反安全保密要求的行為。如發(fā)生以上情況，投標人須承擔補救責任和損害賠償責任，直至追究法律責任，采購人有權解除合同。

（5）在檔案保管期間，投標人有責任和義務為檔案所有者保密。對檔案管理有保密的義務，不得丟失和外傳，未經(jīng)允許不得復制。在整個工作期間保管維護好檔案，嚴禁將實物攜帶出保管場地。

6、庫房要求

（1）投標人應在溫州有獨立產(chǎn)權或者長期租賃的標準檔案庫房，防潮、防水、防火、防盜、防日光及紫外線照射、防高溫、防塵、防蟲、防鼠等。

（2）檔案庫房應遠離存有易燃易爆物品、空氣污染等不安全的場所，檔案庫房采用密集架或者開放式貨架，采用開放式貨架時樓面承重不應小于 5KN/m2， 采用密集架時樓面承重不應小于 12KN/m2。

（3）檔案庫房應有防盜措施，一般庫房要加設防盜門窗，配置電子監(jiān)控系統(tǒng)。

（4）檔案庫房窗戶要配掛防光窗簾，防止陽光直射庫內(nèi)；同時庫房照明裝置應以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案紙張的破壞。

（5）庫房應配備空調(diào)、除濕機設備，以達到庫房理想的溫濕度。

（6）檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴禁吸煙，要建立嚴密的防火制度并配備適合檔案保管的自動消防滅火系統(tǒng)或器材，建筑防火設計應符合現(xiàn)行國家標準。

（7）檔案架應放置防蟲、霉藥品，以防霉菌、害蟲損壞檔案。為防止檔案發(fā)生鼠害，庫房應定期檢查并投放滅鼠藥。

（8）檔案庫房應配備全天候無空隙安防報警、監(jiān)控錄像系統(tǒng)，24小時由專人保衛(wèi)。

7、檔案調(diào)檔查詢服務要求

投標人應為招標人提供查詢、送檔服務，送檔服務一般在 6 小時內(nèi)到達（在當天工作時間內(nèi)，若超過工作時間順延至第二日）。開展預約送檔服務，按照約定時間內(nèi)送達，急件 3 小時內(nèi)送達。

檔案進出庫交接必須嚴格執(zhí)行檔案進出庫管理制度。指定專人（組長）管理檔案實體，并建立《借用檔案審批單》、《歸還檔案登記表》等工作流程單，做好調(diào)檔交接等各環(huán)節(jié)的登記工作。

8、驗收要求

（1）投標人應制定嚴格的項目質(zhì)量控制及質(zhì)量保證措施，保證病案、檔案、圖書的交接、裝箱和運輸以及寄存實物的保管和利用工作符合質(zhì)量要求，并高質(zhì)量地完成工作任務。

（2）投標人必須建立嚴格的質(zhì)量檢測體系，在確定病案、檔案移交記錄準確無誤，實物除菌處理達到相關質(zhì)量標準要求并安全運輸?shù)街付拇娴攸c時，才能遞交驗收。

（3）驗收質(zhì)量標準

1）交接目錄驗收

交接目錄準確無誤，格式符合檔案局相關標準，以批量抽查方式進行。

2）裝箱質(zhì)量驗收

儲存箱、封條/鎖扣沒有破損現(xiàn)象；條碼清晰，條碼與目錄相對應，沒有錯誤；裝箱過程中盡量利用空隙，杜絕浪費現(xiàn)象。

3）運輸質(zhì)量驗收

運輸過程中確保存儲箱的安全、完整，沒有遺漏、丟失現(xiàn)象發(fā)生。

4）除菌處理質(zhì)量驗收

除菌處理的質(zhì)量需符合國家檔案行業(yè)標準《檔案蟲霉防治一般規(guī)則》要求。 

三、其他要求：

1、貨款結算：各項預算是醫(yī)院對每年服務量的估計值，醫(yī)院按實際需求量采購，對最終用量不作承諾。

招標方將以實際服務量進行合同結算，按照實際服務量乘以對應的中標單價作為結算金額。

2、若被查實中標人存在影響中標結果的違法行為，不符合中標條件的，招標人有權解除合同。如果中標人在服務期內(nèi)出現(xiàn)失信行為，則招標方將中標人列入黑名單，五年內(nèi)不得參與招標方的所有項目投標。

四、報名資質(zhì)：

1、符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條對投標主體規(guī)定的、處在良性循環(huán)的、有供貨能力的供應商，經(jīng)營范圍需涵蓋我院采購的物品，出具營業(yè)執(zhí)照；

2、具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度；

3、具有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；

4、參加本次采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄；

5、具有履行合同所必需的場地、設備和專業(yè)技術能力；

6、法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件；

7、本項目不接受聯(lián)合體投標。

8、2021年以來最終用戶病案或者檔案整理或者寄存業(yè)績至少1個；

五、報名材料：

1、營業(yè)執(zhí)照復印件；

2、法人授權委托書（需附法人及被委托人身份證復印件，格式詳見附件）；

3、2021年以來最終用戶病案或者檔案整理或者寄存業(yè)績；

4、在溫州有獨立產(chǎn)權或者長期租賃的標準檔案庫房證明。

以上材料復印件均需加蓋公章。

六、詢價方式：

1、投標人所報總價不得超過預算金額，否則當無效標處理。

2、雙方結算單價應含一切人員的符合國家規(guī)定的工資、各項管理服務、勞務、運輸費用、利潤、稅金、保險、檢測驗收、技術支持與培訓、專利、售后服務與維保、政策性文件規(guī)定及合同包含的所有風險、責任等各項應有費用，實行固定費用總包干。

3、投標文件一式兩份，開標當天密封上交。

七、定標辦法

1、評標委員會依據(jù)投標單位的最終投標報價，根據(jù)所報投標報價的從小到大順序確定為該項目的第一和第二中標候選人。

2、中標候選人并列的，采取隨機抽取的方式確定。

3、如中標人放棄中標；或未能在規(guī)定時間內(nèi)與采購單位簽訂合同的；或者經(jīng)質(zhì)疑，采購人審查后，確因排名第一的候選人在本次采購活動中存在違法違規(guī)行為或其他原因使質(zhì)疑成立的，采購人可以視情況直接確定排名第二的候選人為中標人。

八、投標文件的組成：

1、報價單（格式詳見附件）；

2、法定代表人授權書（格式詳見附件）；

3、企業(yè)法人有效營業(yè)執(zhí)照復印件；

4、承諾函（格式詳見附件）；

5、業(yè)績證明復印件；

6、在溫州有獨立產(chǎn)權或者長期租賃的標準檔案庫房證明；

7、售后服務；

8、投標人認為需要提供的其他技術資料；

以上復印件均需加蓋公章。

九、開標時間：2024年7月11日上午9點整

十、開標地點：溫州市中西醫(yī)結合醫(yī)院5號樓（急診綜合樓）9樓會議室

十一、其他：

報名時間：2024年7月8日至2024年7月10日(作息時間：周一至周五，上午8:00-11:30,下午1:30-5:00)。

地點：溫州市鹿城區(qū)錦繡路75號溫州市中西醫(yī)結合醫(yī)院急診綜合樓617室。

聯(lián)系人：鄭老師  0577-88911085   郵箱：394808588@qq.com

采購監(jiān)督：溫州市中西醫(yī)結合醫(yī)院監(jiān)察室  聯(lián)系方式：0577-88913742

附件.docx